Her kjem samanfatta informasjon om alternative måter å halde eit årsmøte på når ein ikkje kan møte opp fysisk.
Kva er lovleg?
Sidan det tidleg i mars 2020 ikkje fantes ei eiga lov som regulerte drift av frivillige organisasjonar, ga Frivilighet Norge råd til sine organisasjonar om å ha aksjelova som ei rettesnor for god drift. Seinare sendte regjeringa ut «forskrift om unntak fra reglene om fysisk møte mv. i aksjeloven og allemennloven, samvirkeloven, selskapsloven og stiftelsesloven med hjemmel i koronaloven» på høyring. Brønnøysundregistrert, Regnskap Norge og Revisorforeneningen var dei som støtta opp om dei føreslåtte endringane. Forskrifta vart vedteke 27. mars 2020 og har trådd i kraft. Vel ein å legge aksjelova til grunn, kan frivillige organisasjonar no halde styremøte og årsmøte utan fysisk oppmøte.
Organisasjonen kan ha digitale styremøte om styreleiaren bestemmer det og digitale årsmøte om styret bestemmer det. Styret kan også sjølv bestemme korleis årsmøte skal gjennomførast uavhengig av kva er vedtektsfesta, så lenge deltaking og stemmegiving kan kontrollerast på ein trygg og forsvarleg måte. Møtet må også overhalde vedtektene sine krav til innkalling, referat osb., og at møtet er løyst teknisk slik at medlemmane enkelt har moglegheit til å delta på møtet med tale- og stemmerett (kjelde: Frivilighet Norge)
Kva saker blir anbefalt å ta opp på eit digitalt årsmøte?
LNU kjem med ei tilråding om at så lenge møte er i tråd med vedtektene, kan møte handsame alle dei planlagde sakene. Men dei oppmodar om å vurdere dei saken der ein ønskjer debatt, eller forventar fleire eller motstridane forslag då dette er krevjande å handtere i eit digitalt møte.
Om saker som står på sakslista skal utsettast til eit seinare møte må årsmøtet sjølv vedta dette. Utsetjinga kan enten vere eit omframt årsmøte, eller flytte saker til neste års årsmøte. Det kan også vere aktuelt å sende enkelte saker til handsaming i styret. Om det er aktuelt, må landsmøtet fatte eit vedtak om dette. (kjelde: LNU)
Elektronisk årsmøte: e-post eller applikasjon frå OBOS
Om årsmøte har eit par "plankesaker" som kan handsamas utan mykje diskusjon kan det vere aktuelt å gjere vedtak per e-post. Eit døme på ein organisasjon som har gjennomført dette er Noregs Mållag. Dei spurte dei påmeldte delegatane på førehand per e-post om dei kunne godkjenne vedtak per e-post på to saker. Det sa delegatane ja til og dei held difor e-postmøte den helga det var planlagt landsmøte i 2020. Val er var ei av sakene, og delegatane hadde ein meldefrist for benkeforslag før dei opna opp for røystinga. E-post landsmøtet vart gjennomført i tidsrommet frå fredagen kl 9.00 24. april og kl 16 søndagen med at dei i mot e-post med røysting. Resten av landsmøtesakene vart utsett til hausten og eit digitlat møte.
OBOS har no kome med ein applikasjon eller netttjeneste som gjer det enkelt for organisasjonar å gjennomføre heilt enkle røystingar. Det kan vere ei god løysning for å gjennomføre årsmøte for lokallaget. Les meir her!
Digitalt årsmøte: Kva ulike tekniske løysingar er aktuelle?
Sidan det skal vere mogleg med talerett på eit digitalt årsmøte, må det vere ein plattform der landsmøtelyden kan kommunisere med lyd, bilde og tekst. Microsoft Teams og Zoom.us er døme på løysingar der du kan dele skjerm, la fleire deltakarar presentere, styre kven som kan snakke og tekne seg til talarlista via chat. Utfordringa er at jo fleire deltakarar det er, det meir vanskeleg er det for å sørge for at alle heng med og kan bli høyrt.
Har de lyst til å bruke Teams men manglar lisens? Vi har lisensar som laga kan nytte gratis. Ta kontakt på post@ungdomslag.no så ordnar vi tilgang.
For røysting kan det vere utfordrande å basere seg berre på video eller chat. Zoom og Teams har ei «rekk opp handa»-løysing. Ein kan også bruke kartleggingstenester som Google skjema, Microsoft forms, Surveymonkey osb. Desse kan nyttast på to vis: enten lage eit felles inngangspunkt (ei lenke), og la delegatane identifisere seg med delegatnummer eller namn i skjemaet. Eller bruke ei e-postliste der det er mogleg å spore svara. For hemmelege val vil det vere naudsynt å vite kven som har svara, men ikkje kople dette saman med kva som er svara. Dette har t.d. Surveymonkey som eit alternativ.
For alle løysingar må det bli gitt god informasjon om den tekniske løysinga og korleis det fungerer, og orientert om god møtekultur om korleis ein tek ordet, slår mikrofonen av osb.
Vi på NU-kontoret har erfaring med både Teams og Zoom, så spør oss gjerne om erfaringar!
Er det mogleg å levere årsrapport til NU utan årsmøte?
Ja, det er mogleg å levere årsrapporten for 2020 utan at han har blitt lagt fram for eit årsmøtet. Det einaste som må vere på plass er eit revidert reknskap slik at laget kan søkje om momskompensasjon. Årsrapporten blir levert i medlemssystemet Hypersys.